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バーチャルオフィスって何?

聞いたことはあるけど、バーチャルオフィスがなんなのかいまいちわからない。

今回はそんなバーチャルオフィスについて調べてみました。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスというのは、言葉の通りの仮想(=バーチャル)の事務所(=オフィス)で基本的なサービスとしては下記のような特徴を持ち合わせています。

バーチャルオフィスが利用される背景としては、クラウドサービスなどの発達により会社に行って働くという必要性が薄れてきているという点が挙げられます。

実際に仕事をする場所としては自宅だったり、クライアント先であるため、仕事をするためのスペースの利用ニーズはあまりないというビジネスの方が増えてきているのです。

しかしながら、事業を行っていくうえでの住所は法人・個人事業主ともに依然として重要な意味を持ってきます。

そういった方のために住所をお貸しするのがバーチャルオフィスの一番の機能というか、提供サービスになります。

気をつけないといけないこと

バーチャルオフィスを契約して住所を利用する際に気をつけなければいけないことが、利用する住所のバリューの問題です。(どんな住所でも構わないという方は除きます。)

過去に犯罪などに利用された住所ではないか?(実際に利用できる住所を確認し、「犯罪」「詐欺」などで検索してみる)

相手に与える印象はよいものになっているか?

上記のポイントはバーチャルオフィスを契約する前にしっかりと確認しましょう!

サービス

事業を始めれば必ず郵送物が届くようになりますので、その住所宛に届く郵便物をバーチャルオフィスは受け取ってくれることがほとんどです。

ただし、受け取れないものを規定していることがほとんどです。(本人限定郵便・食品など)

また受け取った郵送物をどのように処理してくれるかはバーチャルオフィスによってバラバラですので、特にチェックが必要です。

  • そもそも転送はしてくれるのか?
  • どれくらいの頻度で転送してくれるのか?
  • 無料か?有料か?有料の場合は郵送料は含まれている?別途か?
  • 直接取りに行くことができるのか?

確認しましょう!

電話番号は?

郵便物ほどではないですが、電話やFAXも事業においてはとても重要になってきます。特に固定電話の電話番号を持つことは相手に与えるイメージが違ってきます。

そのため多くのバーチャルオフィスは電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しています。

こちらも郵便物転送サービスと同様様々なプランがありますので、チェックが必要です。

  • 転送は自動転送?オペレーターによる転送?
  • 番号は自分で持ち込めるのか?退会時に番号を持って出られるのか?
  • 通話にかかる費用は?
  • 電話秘書代行サービスの場合、オペレーターはどのように対応するのか?
  • オペレーター対応時にいくらチャージされるのか?

会議室がある?

オンラインで会議を行ったり、相手先にいくので会議室などの打ち合わせスペースは必要ないというケースもありますが、対面で話ができるスペースが必要になる業種は多くあります。

そういった場合にバーチャルオフィスの住所先で会議室が使えるかという点も重要ですので、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。

初めて会う場所としてバーチャルオフィスの会議室を使うという場合は、会議室の利用についてしっかりと確認をする必要があります。

・そもそも利用できる会議室があるのか?
・予約でいっぱいで借りられないという状況ではないか?
・サイズは適当であるか?
・備品(プロジェクター等)はあるか?借りられる場合は有料か?無料か?
・男女1対1でも安心して打ち合わせができる空間か?
・相手にわかりやすい場所か?

デスクは?

バーチャルオフィスは基本的に物理的なスペースはいらないという方向けのサービスになりますので、デスクなどは基本的に利用できません。しかしながらデスクを用意しているバーチャルオフィスもありますので、たまにはいつもとはちがった場所で仕事をしたいという方はデスクの一時利用などのサービスを提供しているところを選ぶことをお勧めします。

 作業スペースだけは不要という方に最適なサービスと言えます。

オフィスの賃料は当然のことながらその広さが大きく関わってきますので、作業するスペースをカットすることによってそのコストを大幅にカットできるようになります。

起業する際にかかるオフィスコストを下げることによって、より多くの方に起業していただけるようにするという社会的に重要な役割を担うサービスと言えます。

こんなサービスがあるところも

  • 法人登記代行
  • 会計サービス
  • 融資・補助金・助成金サポート
  • WEB制作サポート
  • メンター制度

 

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